Правила за провеждане на културни събития
в РБ „Гео Милев“
Според Закона за обществените библиотеки, Манифеста на ЮНЕСКО за обществените библиотеки и Правилника за дейността на РБ „Гео Милев“, библиотеката организира изложби, представяния на книги и други събития. Те са неизменна част от дейността на институцията.
1. Когато библиотеката сама инициира среща с автор, художник или творец, тя се съобразява с неговите изисквания относно оформянето на поканите, пребиваването и цялостната организация на срещата.
2. В случаите, когато авторът сам е потърсил библиотеката, се прилага следната процедура:
• Заявяването на желание за представяне на книга, изложба или други събития се приема от PR отдела – устно при среща на място или писмено на посочения имейл: pr@montanalib.com
• Авторът на книга трябва да предостави един екземпляр предварително.
• Предоставената книга се излага на видно място в отдел „Заемна за възрастни“, заедно с информация за автора, жанра и тематиката. Библиотекарите информират читателите за книгата и ги насърчават да се запознаят с нея, като ги питат дали познават автора, чели ли са други негови произведения, заинтригувала ли ги е книгата и биха ли присъствали на представянето ѝ.
• След 10 дни постъпилите заявки за културни събития се обобщават, след което се взема решение дали съответната книга или изложба ще бъде представена в РБ „Гео Милев“. Водещ е принципът заявките да бъдат релевантни на целите на библиотеката и на потребностите на местната общност. Приоритет имат събитията с краеведски (регионален) характер.
• Насрочва се дата за представянето, която да бъде не по-малко от 20 дни след вземането на решението.
• Библиотеката и авторът заедно решават как ще протече представянето.
• Библиотеката и авторът заедно определят кои откъси от книгата ще се четат по време на представянето, колко дълги ще бъдат те и кой ще ги чете.
• При желание на автора се допуска сценична изява (музика на живо или аудио-визуален запис), съчетана с темата, но без финансови ангажименти за библиотеката.
• Библиотеката и авторът определят дали ще има водещ/модератор на срещата и кой ще бъде той.
• Библиотеката и авторът уточняват какви технически средства ще са необходими за представянето (лаптоп, екран, микрофон и др.).
• Библиотеката и авторът определят времето за раздаване на автографи и лицето, което ще продава книгата.
• Общото времетраене на представянето е не повече от 60 минути: официална част – 45 минути, неофициална част – 15–20 минути (за автографи).
Екипът на библиотеката:
• Изготвя покани и афиши (ако е необходимо).
• Кани релевантна публика за дадената книга.
• Подготвя залата за срещата.
• Специалист от библиотеката прави снимки и след срещата публикува информация в местни медии, и социални мрежи.
Допустим е кетъринг, който не е задължение на институцията.
Вътрешните културни събития на РБ „Гео Милев“ са неизменна част от функциите, целите и задачите на библиотеката. Те фигурират в оперативните годишни планове, отчети на институцията и културния календар.